نوشته‌ها

آنچه برای کار با هوش تجاری باید بدانید…

 

 

هوش تجاری در قالب هر تعریفی به دنبال افزایش سودآوری سازمان با استفاده از اتخاذ تصمیمات هوشمند و دقیق است. برای رسیدن به تصمیمات هوشمند در سازمان اهداف زیر مدنظر است:

 

1ـ جمع آوری داده‌های سازمان بر اساس سیستم‌های عملیاتی

کاربران در هر سازمانی سیستم‌های نرم‌افزاری دارند که همیشه در حال وارد کردن داده‌ها به آن سیستم‌ها هستند حال شما در هوش تجاری اطلاعات و داده‌های این سیستم‌های جزیره‌ای را جمع آوری خواهید کرد تا بتوانید در پروژه هوش تجاری از آن استفاده کنید.

2- یکپارچه سازی داده‌های سازمان

بعد از اینکه اطلاعات را جمع آوری کردید حال بایستی این اطلاعات را یکپارچه‌سازی کنید.

3- ذخیره‌سازی اطلاعات جمع آوری شده

اطلاعات یکپارچه شده را بایستی در یک انباره داده ذخیره کنید. ساخت و طراحی انباره داده (DW) را در ادامه بصورت کامل توضیح خواهیم داد.

4- تجزیه و تحلیل اطلاعات

در مرحله آخر شما می‌توانید در ابعاد مختلف، اطلاعات خود را بر اساس تمام سیستم‌های اطلاعاتی تجزیه و تحلیل کنید.

 

مزایای هوش تجاری چیست؟

طیف وسیعی از برنامه‌های BI به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده‌اند تا ارقام قابل ملاحظه‌ای از نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کنند. تا کنون از هوش کسب و کار برای پیدا کردن راه‌‌حل‌هایی جهت کاهش هزینه‌ها، آشکار کردن فرصت‌های شغلی جدید، تبدیل اطلاعات حاصل از فروش مستقیم به گزارش‌های قابل دسترسی، پاسخ سریع به تقاضاهای خریدِ جزئی و بهینه‌سازی قیمت‌ها استفاده شده است.
نرم‌افزارهای BI علاوه بر قابل دسترس ساختن داده‌ها، با کمّی‌سازی ارزش رابطه با تأمین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا در طول مذاکرات‌شان موفق‌تر باشند.

در زمینه‌ی سرمایه‌گذاری راه‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها با بهینه‌سازی روند کسب و کار و تصمیمات متمرکز وجود دارد. BI با آشکار کردن اشتباهات کوچک کسب و کار که معمولا نادیده گرفته می‌شوند، بر افزایش نرخ بازگشت سرمایه تأثیر بسیاری می‌گذارد. مثلا کارمندان شهر آلبوکِرک (شهری در ایالت نیو مکزیکو) با استفاده از نرم‌افزار BI سعی کردند راه‌هایی برای کم کردن استفاده از تلفن همراه، هم از لحاظ مدت زمان و هم از لحاظ سایر هزینه‌ها پیدا کنند. آنها توانستند در مدت سه سال، ۲ میلیون دلار در هزینه‌های شهر صرفه‌جویی کنند. مثال دیگر این است که شرکت تویوتا در سال ۲۰۰۰ با کمک سیستم BI متوجه شد که به شرکت‌های باربری دو برابر بیشتر پرداخت می‌کرده است. برای موفق شدن در رقابت، شرکت‌هایی که از BI برای آشکار کردن اشتباهات روند کسب و کار استفاده می‌کنند شانس بیشتری نسبت به شرکت‌هایی دارند که فقط از BI برای نظارت بر کارها استفاده می‌کنند

جدا از در دسترس قرار دادن داده‌ها، نرم‌افزارهای هوش تجاری با ساده‌تر کردن سنجش کمی‌ارزش ارتباط با فروشنده و مشتری، می‌تواند جایگاه شرکت در مذاکرات را نیز تقویت کند.
در حوزه تجاری فرصت‌های بسیاری برای صرفه‌جویی مالی از طریق بهینه‌سازی روندهای تجاری و تمرکز بر تصمیمات وجود دارد. با روشن کردن نقاط ضعف، هوش تجاری به دستاوردهای چشمگیری در ROI می‌رسد. مثلاً کارمندان شهر آلبوکورک از نرم‌افزار هوش تجاری برای شناسایی فرصت کاهش استفاده از تلفن و دیگر هزینه‌های عملیاتی استفاده کرده و توانستند در مدت سه سال دو میلیون دلار صرفه‌جویی کنند. به همین شکل و به کمک ابزارهای هوش تجاری، شرکت تویوتا متوجه شد هزینه پرداختی به شرکت‌های حمل و نقل تا مرز ۸۱۲ هزار دلار در سال ۲۰۰۰ اضافی بوده است. شرکت‌هایی که از هوش تجاری برای شناسایی نقاط ضعف تجاری خود استفاده می‌کنند در موقعیت بسیار بهتری در مقایسه با شرکت‌هایی قرار دارند که از هوش تجاری صرفاً برای نظارت بر اتفاقات استفاده می‌کنند.

 

 

معایب هوش کسب و کار

دانستنی های هوش تجاری

عواملی که برای شکست یک پروژه هوش تجاری میتوان در نظر گرفت عبارتند از:

1-فقدان همکاری و درگیری سازمانی

سیستم هوشمندسازمانی دائما در حال استنتاج و بروز رسانی هستند و نیاز به درگیری کارکردی دارند. سیستم هوش تجاری یک سیستم مستقل نیست بلکه استراتژی سازمان ها باید بگونه ای باشد که تعهد همکاری از همه واحد های کسب و کار در‌ آن منعکس شود.

2-فقدان پشتیبانی از سوی سازمان

پروزه هوش تجاری نیاز به پشتیبانی از بالا دارد. در غیر اینصورت مانند سایر پروژه های فناوری اطلاعات در سازمان به آن نگاه میشود و این مساله منجر به دور شدن هوش تجاری از اهداف کلان و تمرکز بر کسب کار خواهد شد.

3-فقدان بخش های اجرایی مختص کسب و کار

پروژه های هوش تجاری نباید توسط ستاد فناوری اطلاعات اجرا شوند زیرا فاقد تیزهوشی و رهبری لازم برای کسب و کار هستند. دلیل این امر این است که بخش های کسب و کار دارای یک بینش برای دستیابی به موفقیت هستند. بنابراین باید مدیران بخش ها و واحد های مختلف سازمان را برای مشارکت در پروژه هوش تجاری تحریک کرد.

4-فقدان کارشناس و آموزش

از آنجاییکه پروژه های هوش تجاری کاملا کارکردی هستند، مهارت های تجزیه و تحلیل بالایی در کارمندان را میطلبند و به دانش شاخصهای ارزیابی عملکرد مانند کارت امتیازی متوازن برای سنجش و محک موفقیت احتیاج دارند. از این رو نیاز به استخدام و آموزش کارشناسانی در همه بخش های مورد نیاز خواهد بود.

5-فقدان برنامه ریزی دقیق

پروژه های هوش تجاری به دلیل ماهیت تکراری بودن، نیاز به برنامه ریزی دارند. به منظور غلبه بر مشکلات آینده ، برآورده ساختن احتیاجات پروژه ای نظیر منابع داده، پایگاه داده ها، هزینه یابی، ارزیابی ریسک، برنامه ریزی تفصیلی پروژه، عوامل کلیدی موفقیت و محدودیت ها باید بصورت واضح طرح ریزی شوند.

6-فقدان توسعه تکراریداده های چند تکه و فاقد استاندارد

نیاز به طراحی انبار داده های سازمانی، عدم استفاده از ابزارهایی که منجر به پیامدهای تبادل اطلاعاتی و افزایش پیچیدگی ها میگردند.

7-عدم کیفیت داده های منبع و طراحی انبار داده ها

انبار داده باید خودش بتواند خودش را تعریف کند و توصیف کند و فعالیت ها را در جهت فعالیت های کسب و کار هدایت کند.همچنین کیفیت داده ها و محل نگهداری آنها و مرحله پاک سازی داده ها بسیار مهم است

نحوه ی استفاده از هوش تجاری

چطور از یک سیستم هوش تجاری استفاده کنیم؟

 

شرکت‌ها در زمان برنامه‌نویسی برای هوش تجاری ابتدا باید روش‌های تصمیم‌گیری خود را تحلیل کرده و اطلاعات مورد نیاز مدیران را برای اتخاد تصمیماتی مطمئن و در عین حال سریع در کنار روش ارائه این اطلاعات (مانند گزارش، جدول، اینترنتی، نسخه‌های چاپی) مد نظر داشته باشند. بحث درباره تصمیم‌سازی تعیین خواهد کرد که شرکت‌ها نیاز به جمع‌آوری، تحلیل و انتشار کدام اطلاعات در سیستم‌های هوش تجاری خود دارند.
سیستم‌های هوش تجاری مناسب باید فضا را مشخص کنند، کافی نیست که صرفاً بگوییم دیروز فروش این مقدار بوده است و امروز آن مقدار. باید توضیح داده شود که چه عوامل تجاری‌ای منجر به فروش این مقدار در یک روز و آن مقدار در همان تاریخ در سال گذشته شده است.
همانند بسیاری از پروژه‌های فناوری، اگر کاربران در برابر هوش تجاری احساس تهدید کرده یا نسبت به آن بدبین بوده و حاضر به استفاده از نتایج آن نباشند، هوش تجاری نیز منتج به نتیجه نخواهد بود. حتی در مورد چیزی مانند هوش تجاری که باید کاربرد راهبردی داشته باشد، روش کارکرد شرکت و تصمیم‌سازی آنها باید به صورت بنیادین تغییر کند و مدیران عامل توجه ویژه‌ای به احساسات کاربران داشته باشند.

 

 

۷قدم برای ایجاد سیستم‌های هوش تجاری عبارت‌اند از:
1-مطمئن شوید داده‌هایتان دقیق و صحیح است.
2- کاربران را کاملاً آموزش دهید.
3- داده‌ها را سریعاً اعمال و تنظیمات را به مرور ایجاد کنید. لازم نیست در ابتدا زمان زیادی صرف تهیه گزارشی کامل کنید، زیرا همزمان با توسعه تجارت نیازها نیز تعیین خواهند شد. گزارش‌هایی ارائه دهید که بهترین ارزش را منتقل می‌کنند و سپس آنها را بهینه‌سازی کنید.
4- از همان ابتدا رویکردی منسجم در ایجاد انباری داده‌ای داشته باشید. مطمئن شوید که بعدها دچار ناکارآمدی راهبرد داده‌ای نخواهید شد.
5- پیش از آغاز ROI خود را به روشنی تعریف کنید. دقیقاً مشخص کنید انتظار چه دستاوردی را دارید و سپس هر سه یا شش ماه آن را بررسی کنید.
6-روی اهداف تجاری تمرکز کنید.
7- صرفاً به خاطر اینکه فکر می‌کنید نیاز دارید اقدام به خرید نرم‌افزار هوش تجاری نکنید. هوش مصنوعی را با این ایده به کار گیرید که آماری وجود دارد که شما باید از آنها مطلع شوید و البته دقیقاً بدانید این آمار کجا هستند.

 

 

مشکلات احتمالی

مقاومت کاربران یکی از موانع مهم موفقیت هوش تجاری است. از جمله دیگر موارد می‌توان به ازدیاد داده‌های نامرتبط و کیفیت پایین آنها اشاره کرد.
کلید اصلی رسیدن به دانشی قابل توجه با استفاده از سیستم هوش تجاری، داده‌های استاندارد است. داده بنیادی‌ترین جزء هر فعالیت هوش تجاری است. در واقع بلوک سازنده همان دانش است. پیش از رسیدن و استفاده از چنین دانشی شرکت‌ها باید انبارهای داده‌ای خود را منظم و فعال کنند، در غیر این صورت فعالیت‌شان مبتنی بر اطلاعات ناقص خواهد بود.
یک مشکل احتمالی دیگر خود ابزار هوش تجاری است. هرچند این ابزارها قابل اندازه‌گیری‌تر و ساده‌تر از قبل هستند اما هسته هوش تجاری هنوز گزارش‌دهی است نه مدیریت روند، البته این وضعیت کم‌کم شروع به تغییر کرده‌ است. مراقب باشید که هوش تجاری را با تحلیل تجاری اشتباه نگیرید.(هرچند این ابزارها امروزه جای بیشتری برای پیشرفت دارند و کار با آنها برای کاربران آسان‌تر از قبل شده است.)
سومین مانع که بر سر راه استفاده از BI برای دگرگون کردن روند کسب و کار وجود دارد عدم شناخت بیشتر شرکت‌ها از روند کسب و کارشان است. (یا حداقل آن قدر نیست که بتواند به آنها در بهبود این روند کمک کند) شرکت‌ها باید در مورد روندی که انتخاب می‌کنند احتیاط زیادی به خرج دهند. اگر این روند تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد یا کسب‌وکار در جهت استاندارد کردن این روند در شرکت نباشد، ممکن است کل کار BI مختل شود. شرکت‌ها باید همه‌ی فعالیت‌هایی که روند یک کسب و کار مشخص را شکل می‌دهند درک کنند، چگونگی انتقال داده در روندهای مختلف و چگونگی انتقال داده بین کاربران مختلف را درک کنند و بدانند که هر فرد چطور از آنها استفاده می‌کند تا نقش خود را در این روند ایفا کند. اگر آنها می‌خواهند از طریق BI نحوه‌ی کار افراد را بهبود ببخشند باید همه‌ی این موضوعات را قبل از شروع پروژه‌ی BI شناسایی و تحلیل کنند.

 

یک پروژه هوش تجاری (BI) موفق چگونه شکل می‌گیرد؟

برای اینکه بتوانیم یک پروژه موفق داشته باشیم نیاز به موارد مختلفی داریم ولیکن مهمترین مسئله در اجرای یک پروژه موفق هوش تجاری در حوزه فنی استفاده از ابزارهای درجه یک و مطرح است.
نکته قابل توجه این است که شما هر چقدر از ابزارها و تکنولوژی‌های مدرن استفاده کنید، موفقیت پروژه شما از لحاظ فنی بسیار بالا است.

چه کسی باید شروع کند؟

به اشتراک‌گذاری در پروژه‌های BI اهمیت بسیار زیادی دارد. چون هر کسی که در این عملیات نقشی داشته باشد باید برای گرفتن تصمیمات مهمی مثل تغییر رویه، به همه‌ی اطلاعات دسترسی کامل داشته باشد. پروژه‌های BI باید به وسیله‌ی مدیران اجرایی اصلی شروع شوند ولی گروه بعدی که آن را به کار می‌برند فروشندگان هستند. از آنجا که شغل این افراد بالا بردن فروش است و به خاطر این توانایی‌شان حقوق می‌گیرند، آنها از هر ابزاری که کمک‌شان کند این کار را بهتر انجام بدهند استقبال می‌کنند. البته مشروط بر این که استفاده از این ابزار راحت و اطلاعات آن قابل اعتماد باشد.

کارمندان با کمک سیستم BI تغییرات فردی و گروهی‌شان را اصلاح می‌کنند که در نهایت باعث بهبود عملکرد تیم فروش می‌شود. وقتی مدیران اجرایی پیشرفت بزرگی در یک تیم نسبت به دیگر تیم‌ها می‌بینند، سعی می‌کنند گروه‌هایی که عقب مانده‌اند را به گروه‌های پیشرو برسانند. وقتی فروشندگان را با خودتان همراه کردید، دیگر راحت می‌توانید بقیه‌ی سازمان را هم به استفاده از BI تشویق کنید. آنها نقش مبلّغ را دارند و درباره‌ی قدرت این ابزارها و این که چطور BI زندگی آنها را بهتر می‌کند احساسات خود را بیان می‌کنند.
 

چطور باید سیستم BI را راه‌اندازی کرد؟

شرکت‌هایی که برای BI برنامه‌ریزی می‌کنند باید اول روش‌های تصمیم‌گیری‌شان را تجزیه و تحلیل کنند و علاوه بر توجه به اطلاعاتی که مدیران اجرایی احتیاج دارند (تا بتوانند سریع‌تر و با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرند)، باید به این نکته توجه کنند که این مسئولان ترجیح می‌دهند از چه روشی این اطلاعات در دسترس آنها قرار بگیرد. (مثلا به شکل یک گزارش یا یک جدول، به صورت آنلاین یا بر روی کاغذ) بحث‌هایی که موقع تصمیم‌گیری انجام می‌شود مشخص کننده‌ی این نکته است که شرکت‌ها باید چه

اطلاعاتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و در برنامه‌ی BI خود منتشر کنند.

یک سیستم BI خوب، باید علت‌ها را بگوید. (مسائل پشت پرده را مشخص کند) صرف این که سیستم اطلاعاتی مانند میزان فروش امروز به این مقدار و سال آینده دقیقا در همین روز یک مقدار دیگر است را بدهد کافی نیست؛ بلکه باید علاوه بر آن، به ما بگوید که چه عواملی بر کسب و کار تأثیر گذاشتند که باعث تغییر این میزان فروش شدند.

مثل خیلی از پروژه‌های فناوری دیگر، اگر کاربران، فناوری را تهدیدی برای خود بدانند و در استفاده از آن تردید داشته باشند BI نتیجه‌ی دلخواه را نخواهد داد. وقتی صحبت از چیزی مثل BI است مدیر فناوری اطلاعات شرکت باید برای احساس کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوند به این دلیل که اگر به روش درست مورد استفاده قرار گیرد روش‌های مورد استفاده‌ی شرکت‌ها و چگونگی تصمیم‌گیری افراد را از پایه تغییر می‌دهد.

 

 

چند نکته‌ی دیگر برای به‌کارگیریِ درست BI

چگونگی تصمیم‌گیری مدیران اجرایی را تجزیه و تحلیل کنید.بررسی کنید که مدیران اجرایی برای اتخاذ سریع تصمیمات درست به چه اطلاعاتی احتیاج دارند.به کیفیت داده‌ها توجه کنید.معیارهای اجرایی‌ای تعیین کنید که بیشتر به کسب‌ و کار مرتبط باشند.زمینه‌ای برای تأثیر این معیارهای اجرایی فراهم کنید.

به یاد داشته باشید که هوش کسب و کار فراتر از پشتیبانی برای تصمیم‌گیری است. با توجه به پیشرفت فناوری و چگونگی به کار بردن آن توسط مدیران سرمایه‌گذاری، BI قدرت تغییر سازمان‌ها را در خود دارد. مدیران سرمایه‌گذاری‌ای که از BI برای بهبود روند کسب‌ و کار به درستی بهره می‌گیرند از راه‌های بسیار گسترده‌تری به سازمان خود کمک می‌کنند تا مدیرانی که فقط ابزار‌های اولیه‌ی گزارش را به کار می‌برند.

برگرفته از: cio.com

 

۷ قدم برای راه‌اندازی یک سیستم BI

  • اطمینان از اینکه پاک‌سازی داده‌ها انجام شده است (حذف داده‌های پِرت، برطرف کردن ناسازگاری‌ها، حذف داده‌های تکراری و…)آموزش مؤثر کاربران همه چیز را سریع پیش ببرید و به تدریج تعادل ایجاد کنید.
  • برای تهیه‌ی یک گزارش بی‌نقص وقت‌تان را تلف نکنید. همان طور که کسب و کار به سمت تکامل پیش می‌رود، نیازها هم پیش می‌روند. گزارش‌هایی را که باارزش‌ترین اطلاعات را در اختیار می‌گذارند به سرعت انتخاب کنید و روی آنها کار کنید‌.
  • تمام تلاش‌تان را انجام دهید تا منبع داده‌های‌تان را از همان اول بسازید. خودتان را با یک استراتژی ناکارآمد برای به دست آوردن داده محدود نکنید.
  • قبل از شروع کار معنای نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری (ROI) را برای خودتان مشخص کنید.
  • میزان سودی که انتظار دارید به دست بیاورید را تعیین کنید و هر فصل یا هر شش ماه یک بار بررسی کنید که تا چه حد این مقدار با واقعیت مطابقت دارد.
  • بر اهداف کسب‌ و کار تمرکز کنید.به این دلیل که فکر می‌کنید به نرم‌افزار هوش کسب‌وکار احتیاج دارید آن را نخرید.
  • هوش کسب‌‌وکار را با این ایده راه‌اندازی کنید که اعدادی وجود دارند که شما باید از آنها اطلاع داشته باشید ولی نمی‌دانید کجا باید دنبال آنها بگردید.

 

کلید به دست آوردن بینش دقیق از طریق سیستم BI، داده‌های استاندارد است. در هر بررسی BI، داده‌ها مهم‌ترین نقش را دارند.

داده‌ها مثل آجرهایی هستند که بینش تجاری را می‌سازند. شرکت‌ها قبل از اینکه شروع به تجزیه و تحلیل کنند و بر اساس بینشی که به دست می‌آورند تصمیم‌گیری کنند، باید منابع داده‌های‌شان را به ترتیبی درست سازماندهی کنند. در غیر این صورت عملکرد آنها برپایه‌ی اطلاعات نادرستی خواهد بود.