نوشته‌ها

سازمان ها و هوش تجاری

هوش تجاری در سازمان ها…

ابزارهایی که برای راه‌حل‌های هوش سازمانی به روش سنتی در جهان وجود دارد، بر اساس تکنولوژی به نام OLAP یا همان On-Line Analytical Processing ساخته شده است.

درباره یOLAP

اما OLAP رویکردی ضعیف به تحلیل‌های چند بعدی است.

به گزارش عصر بانک دات آی آر ، بطور کل OLAP از مکعب‌هایی در مجموعه‌ای با ابعاد کوچک که در داخل آن داده‌هایی انتخاب شده‌اند استفاده می‌کند، ارتباطات بین ابعاد از قبل تعریف شده و همه ابعاد ممکن (یا جواب‌ها) از قبل محاسبه و پیش‌بینی شده است. هنگامی که یک مکعب ایجاد می‌شود، یک واسط کاربر نهایی (User Interface) برای یک فرد واقعی پیاده‌سازی شده که تعامل با جواب‌های داخل مکعب داشته باشد.

در حال حاضر انواع مختلف OLAP در بازار وجود دارد، مثل: Multi dimensional OLAP یا همان (MOLAP) و Relational OLAP یا همان (ROLAP) و غیره. اما همه آنها همان نقاط ضعف را در پیچیدگی و عدم انعطاف‌پذیری دارند.

پیچیدگی، زمان توسعه و استقرار را افزایش می‌دهد و محدودیت‌هایی برای تطبیق با نیازهای کاربر ایجاد می‌کند. و افزایش هزینه تغییرات در نیازمندی‌ها را در پی‌دارد. عدم انعطاف‌پذیری قابلیت پاسخگویی به نیاز کاربر را در زمانی که کاربر به جواب نیاز دارد را کاهش می‌دهد. بنابراین از دیگر معایب محصولات مبتنی بر OLAP، زمان و هزینه بر بودن آن را در بر دارد و استقرار آن در هیچ سازمان کوچک و بزرگی توصیه نمی‌شود، آنها برای استفاده بسیار پیچیده‌اند و نهایتا این رویکرد از نظر دانش‌اندوختگان مردود است.

و برای دیدن کاربرد های آن:

فرض کنید در یک مکعب برای تحلیل فروش در یک سازمان مقدار فروش را بر اساس مناطق فروش، فروشنده (بازاریاب)، مشتری و ماه باشد. زمانی که این مکعب فرضی ساخته می‌شود، نرم‌افزار مبتنی بر OLAP کلیه ترکیبات عناصر داده‌ها را محاسبه و ذخیره می‌کند، کاربر نهایی به این داده‌ها از طریق یک سری فرم‌ها مثلا Pivot Table ها تا انواع دیگر فرم‌ها دسترسی خواهد داشت. در این مثال فرضی کاربر نهایی محدود به تحلیل در محدوده ابعاد از قبل تعریف شده مثل مناطق، نمایندگی‌ها، مشتری‌ها و ماه می‌باشد.

اگر کاربر بخواهد درباره فروش هفتگی، روزهای هفته یا محصولات فروخته شده (و یا صدها ترکیب دیگر از داده‌ها) اطلاعاتی کسب کند دیگر شانسی برای بدست آوردن آن ندارد، باید صبر کندکه مکعب دیگری از اطلاعات مورد نیاز او ایجاد شود که این یعنی محدودسازی و کاهش بهره‌وری و اثربخشی برای تصمیم‌گیران آن سازمان. OLAP برخی از قابلیت‌های تحلیل را فراهم می‌کند، اما یک رویکرد قدیمی است.

استقرار هوش تجاری در سازمانهاهوش کسب و کار

استیو ویلیامز و نانسی ویلیامز در کتاب تاثیر سود (زیان) هوش کسب و کار به بحث ارزیابی آمادگی سازمان ها برای استقرار هوش تجاری پرداخته اند. در این کتاب ابتدا به اهمیت پرداختن به مساله سنجش و ارزیابی آمادگی سازمان پیش از اجرای پروژه هوش تجاری پرداخته شده و این گام را به عنوان پیشانی حرکت پروژه های هوش تجاری در سازمان ها قلمداد کرده است.

در سنجش ارزیابی سازمان برای استقرار هوش تجاری شرکت هوش تجاری کیسان با توجه به دو مدل:
مدل استیو ویلیامز و نانسی ویلیامز مدل وین اکرسون

۱- مدل استیو ویلیامز و نانسی ویلیامز

نویسندگان معتقدند بیشترین فایده استفاده از نتایج ارزیابی آمادگی سازمان قبل از اجرای پروژه هوش تجاری در این نکته است:

مشخص شدن شکاف موجود میان وضعیت موجود و مطلوب در هر یک از فاکتورها. نقاطی که سازمان آمادگی ادامه مسیر برای هوشمندی کسب و کارش را ندارد و میتواند با صرف زمان و تخصیص منابع لازم شرایط را مهیا کند.
ارزیابی آمادگی سازمان برای استقرار هوش تجاری به سازمان ها میگوید که چه کارهایی برای از بین بردن شکاف ها و پیاده سازی موفقیت آمیز هوش تجاری مورد نیاز است.

بر مبنای تجربیات اجرایی و مشاوره ای که نویسندگان این کتاب در بیش از ۱۰۰۰ شرکت خصوصی و دولتی داشته اند، ۷ فاکتور در ۷  حوزه را برای سنجش و ارزیابی میزان امادگی سازمان ها بدست آورده اند.

این هفت فاکتور عبارتند از:

  1. همسویی استراتژیک میان حوزه کسب و کار و حوزه فناوری اطلاعات سازمان

  2. فرهنگ فرآیند بهبود مستمر در سازمان

  3. فرهنگ سازمانی حاکم در محدوده استفاده از اطلاعات و نرم افزارهای تحلیلی

  4. مدیریت پرتفولیوی(سبد پروژه) هوش تجاری در سازمان

  5. فرهنگ مهندسی فرآیند تصمیم گیری در سازمان

  6. آمادگی تکنیکی برای استقرار هوش تجاری و انبار داده ی سازمانی

  7. همکاری موثر بین بخش اصلی کسب و کار و بخش فناوری اطلاعات در سازمان

۲- مدل وین اکرسون

وین اکرسون مدیر بخش پژوهش و تحقیقات موسسه بین المللی انباره داده و هوش تجاری آمریکا  در سال ۲۰۱۱ در کتاب “داشبورد عملکرد، اندازه گیری، نظارت و مدیریت کسب و کار شما” (اکرسون, ۲۰۱۱) با اشاره به اهمیت ارزیابی آمادگی سازمان ها برای استقرار هوش تجاری ۱۰ حوزه اصلی را برای سنجش میزان آمادگی سازمان ها بیان کرده است که عبارتند از:

  1. وجود استراتژی روشن و شفاف

  2. حمایت قوی و متعهدانه

  3. نیاز فوری و روشن به هوش تجاری

  4. پشتیبانی مدیران میانی

  5. مقیاس و محدود مناسب

  6. تیم اجرایی قوی و منابع در دسترس

  7. فرهنگ سنجش و اندازه گیری

  8. همسویی میان کسب و کار و فناوری اطلاعات

  9. داده های قابل اعتماد و در دسترس

  10. زیرساخت های فنی محکم

هوش تجاری در سازمان هاو شرکت ها

نحوه ی استفاده از هوش تجاری

چطور از یک سیستم هوش تجاری استفاده کنیم؟

 

شرکت‌ها در زمان برنامه‌نویسی برای هوش تجاری ابتدا باید روش‌های تصمیم‌گیری خود را تحلیل کرده و اطلاعات مورد نیاز مدیران را برای اتخاد تصمیماتی مطمئن و در عین حال سریع در کنار روش ارائه این اطلاعات (مانند گزارش، جدول، اینترنتی، نسخه‌های چاپی) مد نظر داشته باشند. بحث درباره تصمیم‌سازی تعیین خواهد کرد که شرکت‌ها نیاز به جمع‌آوری، تحلیل و انتشار کدام اطلاعات در سیستم‌های هوش تجاری خود دارند.
سیستم‌های هوش تجاری مناسب باید فضا را مشخص کنند، کافی نیست که صرفاً بگوییم دیروز فروش این مقدار بوده است و امروز آن مقدار. باید توضیح داده شود که چه عوامل تجاری‌ای منجر به فروش این مقدار در یک روز و آن مقدار در همان تاریخ در سال گذشته شده است.
همانند بسیاری از پروژه‌های فناوری، اگر کاربران در برابر هوش تجاری احساس تهدید کرده یا نسبت به آن بدبین بوده و حاضر به استفاده از نتایج آن نباشند، هوش تجاری نیز منتج به نتیجه نخواهد بود. حتی در مورد چیزی مانند هوش تجاری که باید کاربرد راهبردی داشته باشد، روش کارکرد شرکت و تصمیم‌سازی آنها باید به صورت بنیادین تغییر کند و مدیران عامل توجه ویژه‌ای به احساسات کاربران داشته باشند.

 

 

۷قدم برای ایجاد سیستم‌های هوش تجاری عبارت‌اند از:
1-مطمئن شوید داده‌هایتان دقیق و صحیح است.
2- کاربران را کاملاً آموزش دهید.
3- داده‌ها را سریعاً اعمال و تنظیمات را به مرور ایجاد کنید. لازم نیست در ابتدا زمان زیادی صرف تهیه گزارشی کامل کنید، زیرا همزمان با توسعه تجارت نیازها نیز تعیین خواهند شد. گزارش‌هایی ارائه دهید که بهترین ارزش را منتقل می‌کنند و سپس آنها را بهینه‌سازی کنید.
4- از همان ابتدا رویکردی منسجم در ایجاد انباری داده‌ای داشته باشید. مطمئن شوید که بعدها دچار ناکارآمدی راهبرد داده‌ای نخواهید شد.
5- پیش از آغاز ROI خود را به روشنی تعریف کنید. دقیقاً مشخص کنید انتظار چه دستاوردی را دارید و سپس هر سه یا شش ماه آن را بررسی کنید.
6-روی اهداف تجاری تمرکز کنید.
7- صرفاً به خاطر اینکه فکر می‌کنید نیاز دارید اقدام به خرید نرم‌افزار هوش تجاری نکنید. هوش مصنوعی را با این ایده به کار گیرید که آماری وجود دارد که شما باید از آنها مطلع شوید و البته دقیقاً بدانید این آمار کجا هستند.

 

 

مشکلات احتمالی

مقاومت کاربران یکی از موانع مهم موفقیت هوش تجاری است. از جمله دیگر موارد می‌توان به ازدیاد داده‌های نامرتبط و کیفیت پایین آنها اشاره کرد.
کلید اصلی رسیدن به دانشی قابل توجه با استفاده از سیستم هوش تجاری، داده‌های استاندارد است. داده بنیادی‌ترین جزء هر فعالیت هوش تجاری است. در واقع بلوک سازنده همان دانش است. پیش از رسیدن و استفاده از چنین دانشی شرکت‌ها باید انبارهای داده‌ای خود را منظم و فعال کنند، در غیر این صورت فعالیت‌شان مبتنی بر اطلاعات ناقص خواهد بود.
یک مشکل احتمالی دیگر خود ابزار هوش تجاری است. هرچند این ابزارها قابل اندازه‌گیری‌تر و ساده‌تر از قبل هستند اما هسته هوش تجاری هنوز گزارش‌دهی است نه مدیریت روند، البته این وضعیت کم‌کم شروع به تغییر کرده‌ است. مراقب باشید که هوش تجاری را با تحلیل تجاری اشتباه نگیرید.(هرچند این ابزارها امروزه جای بیشتری برای پیشرفت دارند و کار با آنها برای کاربران آسان‌تر از قبل شده است.)
سومین مانع که بر سر راه استفاده از BI برای دگرگون کردن روند کسب و کار وجود دارد عدم شناخت بیشتر شرکت‌ها از روند کسب و کارشان است. (یا حداقل آن قدر نیست که بتواند به آنها در بهبود این روند کمک کند) شرکت‌ها باید در مورد روندی که انتخاب می‌کنند احتیاط زیادی به خرج دهند. اگر این روند تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد یا کسب‌وکار در جهت استاندارد کردن این روند در شرکت نباشد، ممکن است کل کار BI مختل شود. شرکت‌ها باید همه‌ی فعالیت‌هایی که روند یک کسب و کار مشخص را شکل می‌دهند درک کنند، چگونگی انتقال داده در روندهای مختلف و چگونگی انتقال داده بین کاربران مختلف را درک کنند و بدانند که هر فرد چطور از آنها استفاده می‌کند تا نقش خود را در این روند ایفا کند. اگر آنها می‌خواهند از طریق BI نحوه‌ی کار افراد را بهبود ببخشند باید همه‌ی این موضوعات را قبل از شروع پروژه‌ی BI شناسایی و تحلیل کنند.

 

یک پروژه هوش تجاری (BI) موفق چگونه شکل می‌گیرد؟

برای اینکه بتوانیم یک پروژه موفق داشته باشیم نیاز به موارد مختلفی داریم ولیکن مهمترین مسئله در اجرای یک پروژه موفق هوش تجاری در حوزه فنی استفاده از ابزارهای درجه یک و مطرح است.
نکته قابل توجه این است که شما هر چقدر از ابزارها و تکنولوژی‌های مدرن استفاده کنید، موفقیت پروژه شما از لحاظ فنی بسیار بالا است.

چه کسی باید شروع کند؟

به اشتراک‌گذاری در پروژه‌های BI اهمیت بسیار زیادی دارد. چون هر کسی که در این عملیات نقشی داشته باشد باید برای گرفتن تصمیمات مهمی مثل تغییر رویه، به همه‌ی اطلاعات دسترسی کامل داشته باشد. پروژه‌های BI باید به وسیله‌ی مدیران اجرایی اصلی شروع شوند ولی گروه بعدی که آن را به کار می‌برند فروشندگان هستند. از آنجا که شغل این افراد بالا بردن فروش است و به خاطر این توانایی‌شان حقوق می‌گیرند، آنها از هر ابزاری که کمک‌شان کند این کار را بهتر انجام بدهند استقبال می‌کنند. البته مشروط بر این که استفاده از این ابزار راحت و اطلاعات آن قابل اعتماد باشد.

کارمندان با کمک سیستم BI تغییرات فردی و گروهی‌شان را اصلاح می‌کنند که در نهایت باعث بهبود عملکرد تیم فروش می‌شود. وقتی مدیران اجرایی پیشرفت بزرگی در یک تیم نسبت به دیگر تیم‌ها می‌بینند، سعی می‌کنند گروه‌هایی که عقب مانده‌اند را به گروه‌های پیشرو برسانند. وقتی فروشندگان را با خودتان همراه کردید، دیگر راحت می‌توانید بقیه‌ی سازمان را هم به استفاده از BI تشویق کنید. آنها نقش مبلّغ را دارند و درباره‌ی قدرت این ابزارها و این که چطور BI زندگی آنها را بهتر می‌کند احساسات خود را بیان می‌کنند.
 

چطور باید سیستم BI را راه‌اندازی کرد؟

شرکت‌هایی که برای BI برنامه‌ریزی می‌کنند باید اول روش‌های تصمیم‌گیری‌شان را تجزیه و تحلیل کنند و علاوه بر توجه به اطلاعاتی که مدیران اجرایی احتیاج دارند (تا بتوانند سریع‌تر و با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرند)، باید به این نکته توجه کنند که این مسئولان ترجیح می‌دهند از چه روشی این اطلاعات در دسترس آنها قرار بگیرد. (مثلا به شکل یک گزارش یا یک جدول، به صورت آنلاین یا بر روی کاغذ) بحث‌هایی که موقع تصمیم‌گیری انجام می‌شود مشخص کننده‌ی این نکته است که شرکت‌ها باید چه

اطلاعاتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و در برنامه‌ی BI خود منتشر کنند.

یک سیستم BI خوب، باید علت‌ها را بگوید. (مسائل پشت پرده را مشخص کند) صرف این که سیستم اطلاعاتی مانند میزان فروش امروز به این مقدار و سال آینده دقیقا در همین روز یک مقدار دیگر است را بدهد کافی نیست؛ بلکه باید علاوه بر آن، به ما بگوید که چه عواملی بر کسب و کار تأثیر گذاشتند که باعث تغییر این میزان فروش شدند.

مثل خیلی از پروژه‌های فناوری دیگر، اگر کاربران، فناوری را تهدیدی برای خود بدانند و در استفاده از آن تردید داشته باشند BI نتیجه‌ی دلخواه را نخواهد داد. وقتی صحبت از چیزی مثل BI است مدیر فناوری اطلاعات شرکت باید برای احساس کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوند به این دلیل که اگر به روش درست مورد استفاده قرار گیرد روش‌های مورد استفاده‌ی شرکت‌ها و چگونگی تصمیم‌گیری افراد را از پایه تغییر می‌دهد.

 

 

چند نکته‌ی دیگر برای به‌کارگیریِ درست BI

چگونگی تصمیم‌گیری مدیران اجرایی را تجزیه و تحلیل کنید.بررسی کنید که مدیران اجرایی برای اتخاذ سریع تصمیمات درست به چه اطلاعاتی احتیاج دارند.به کیفیت داده‌ها توجه کنید.معیارهای اجرایی‌ای تعیین کنید که بیشتر به کسب‌ و کار مرتبط باشند.زمینه‌ای برای تأثیر این معیارهای اجرایی فراهم کنید.

به یاد داشته باشید که هوش کسب و کار فراتر از پشتیبانی برای تصمیم‌گیری است. با توجه به پیشرفت فناوری و چگونگی به کار بردن آن توسط مدیران سرمایه‌گذاری، BI قدرت تغییر سازمان‌ها را در خود دارد. مدیران سرمایه‌گذاری‌ای که از BI برای بهبود روند کسب‌ و کار به درستی بهره می‌گیرند از راه‌های بسیار گسترده‌تری به سازمان خود کمک می‌کنند تا مدیرانی که فقط ابزار‌های اولیه‌ی گزارش را به کار می‌برند.

برگرفته از: cio.com

 

۷ قدم برای راه‌اندازی یک سیستم BI

  • اطمینان از اینکه پاک‌سازی داده‌ها انجام شده است (حذف داده‌های پِرت، برطرف کردن ناسازگاری‌ها، حذف داده‌های تکراری و…)آموزش مؤثر کاربران همه چیز را سریع پیش ببرید و به تدریج تعادل ایجاد کنید.
  • برای تهیه‌ی یک گزارش بی‌نقص وقت‌تان را تلف نکنید. همان طور که کسب و کار به سمت تکامل پیش می‌رود، نیازها هم پیش می‌روند. گزارش‌هایی را که باارزش‌ترین اطلاعات را در اختیار می‌گذارند به سرعت انتخاب کنید و روی آنها کار کنید‌.
  • تمام تلاش‌تان را انجام دهید تا منبع داده‌های‌تان را از همان اول بسازید. خودتان را با یک استراتژی ناکارآمد برای به دست آوردن داده محدود نکنید.
  • قبل از شروع کار معنای نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری (ROI) را برای خودتان مشخص کنید.
  • میزان سودی که انتظار دارید به دست بیاورید را تعیین کنید و هر فصل یا هر شش ماه یک بار بررسی کنید که تا چه حد این مقدار با واقعیت مطابقت دارد.
  • بر اهداف کسب‌ و کار تمرکز کنید.به این دلیل که فکر می‌کنید به نرم‌افزار هوش کسب‌وکار احتیاج دارید آن را نخرید.
  • هوش کسب‌‌وکار را با این ایده راه‌اندازی کنید که اعدادی وجود دارند که شما باید از آنها اطلاع داشته باشید ولی نمی‌دانید کجا باید دنبال آنها بگردید.

 

کلید به دست آوردن بینش دقیق از طریق سیستم BI، داده‌های استاندارد است. در هر بررسی BI، داده‌ها مهم‌ترین نقش را دارند.

داده‌ها مثل آجرهایی هستند که بینش تجاری را می‌سازند. شرکت‌ها قبل از اینکه شروع به تجزیه و تحلیل کنند و بر اساس بینشی که به دست می‌آورند تصمیم‌گیری کنند، باید منابع داده‌های‌شان را به ترتیبی درست سازماندهی کنند. در غیر این صورت عملکرد آنها برپایه‌ی اطلاعات نادرستی خواهد بود.